Hoe u een effectieve conferentie leidt

In de wetenschappelijke en zakelijke omgeving is de conferentie een van de meest effectieve communicatiemiddelen. Zo'n evenement stelt u in staat om de opgebouwde ervaring over interessante onderwerpen samen te vatten, om kennis te maken met nieuwe ontwikkelingen in de branche, om interessante relaties op te bouwen. Een congres is in de regel grootschalig van aard en vereist daarom een ​​zorgvuldige voorbereiding.

Je hebt nodig

• - lokalen;

• - microfoon;

• - videoprojector;

• - briefpapier;

• - water en snacks.

Gebruiksaanwijzing

1

Maak een conferentieplan. Het moet doelen en doelstellingen bevatten, een rapportageschema, het aantal deelnemers, de benodigde materiële en technische middelen, een schatting voor het evenement.

2

Beslis over de plaats en tijd van de conferentie. Kies een ruime kamer die plaats biedt aan een groot aantal gasten. Informeer vooraf of het mogelijk is om de benodigde apparatuur in deze ruimte aan te sluiten. Houd voor de tijd rekening met de belangen en werkgelegenheid van de deelnemers. Zo kan een studentenconferentie, gepland voor vrijdagavond, een extreem negatieve houding oproepen, omdat jongeren op dit moment gewend zijn te rusten of naar huis te gaan.

3

Leer het onderwerp van de conferentie in detail. Dit is nodig om de relevantie en wetenschappelijke betekenis van de rapporten te bepalen. Om de conferentie dynamisch en niet saai te maken, overweeg dan scherpe, weinig bestudeerde en controversiële kwesties. Nodig sprekers uit om hun mening over geselecteerde kwesties te formuleren.

4

Maak een schema van sprekerpresentaties. Wijs 30-40% van de tijd toe aan de rapporten zelf en besteed de rest aan discussie. Het is een levendig en interessant debat dat de conferentie effectief maakt. Stel een regeling zo op dat het ene probleem logisch overgaat in het volgende en onderwerp van discussie wordt.

5

Zorg voor het materiaal en de technische basis. Mogelijk hebt u een interactief whiteboard nodig, een projector met een scherm, een computer, een microfoon, een flip-over met afscheurvellen, briefpapier. Controleer bij het voorbereiden van de conferentie van tevoren het geluid, de werking van de videoapparatuur. Leg mappen op met het plan van het evenement en de belangrijkste samenvattingen van de rapporten op de tafels voor de deelnemers.

6

Breng deelnemers en gasten van de conferentie op de hoogte van het aanstaande evenement. Sprekers moeten een verplichte preregistratieprocedure doorlopen. Als de conferentie groot genoeg is, vergeet dan niet vertegenwoordigers van pers en fotografen uit te nodigen.

Handig advies

Als de conferentie lang genoeg duurt, denk dan aan drankjes en eten. U kunt voor elke deelnemer waterflessen op tafel zetten. Tijdens de pauze kunt u genieten van warme dranken en snacks in buffetvorm.